Dokumenten-Management
Dokumente schnell finden, Workflows gestalten
Ein Dokumenten-management-System (kurz: DMS) unterstützt Sie nicht nur bei der Organisation und Verwaltung aller Ihrer Dokumente sondern ermöglicht Ihnen auch diese digital weiterzuverabeiten.
Dabei ist das Ziel alle relevanten Dokumente zu digitalisieren und im DMS zu archivieren, damit diese jederzeit und von allen berechtigten Personen leicht zu finden sind. Verschiedene Versionen und Durchschläge desselben Dokuments gehören hiermit der Vergangenheit an. Das mühsame Durchsuchen von Aktenordnern entfällt.
Weiterhin bieten Dokumenten-management-Systeme viele zusätzliche Funktionen, um Prozesse zu vereinfachen, zu automatisieren und transparent gestalten. Mit Hilfe detaillierter Suchfunktionen ist jedes Dokument schnellstens gefunden, da alle Dokumente bereits beim Eingang oder der Erstellung mit eindeutigen Merkmalen gespeichert werden.
Zusätzlich können für jedes Dokument der aktuelle Bearbeitungsstatus, Zuständigkeiten und Fälligkeiten eingesehen werden. Auch alle bisherigen Bearbeitungsschritte und Änderungen können transparent nachverfolgt werden. Das spart enorm Zeit.
Welche Vorteile bringt der Einsatz eines DMS?
Die Nutzung einer DMS-Software bringt diverse Vorteile, die die Abläufe in Ihrem Unternehmen optimieren können:
Verfügbarkeit
Der einfache und schnelle Zugriff auf alle relevanten Dokumente im Unternehmen spart Ihnen Zeit und Ressourcen und führt weiterhin zu weniger Fehlern in Ihren Prozessen.
Suche
Alle archivierten Dokumente sind durch effiziente Suchfunktionen schnell und einfach zu finden. Dokumente können, je nach Merkmalen, in verschiedenen, individualisierbaren Listen angezeigt werden. Dies spart Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zeit, um sich auf die wichtigen Dinge fokussieren zu können.
Transparenz
Es ist für alle Anwender des DMS sofort ersichtlich welchen Status ein Dokument hat, da alle mit derselben Version dieses Dokuments arbeiten. Das Controlling wird vereinfacht und effizienter gestaltet.
Flexibilität und Zuverlässigkeit
Der Kunden- und Lieferantenservice wird verbessert, da jeder berechtigte Mitarbeiter einem Geschäftspartner schnell auf Fragen zu seinen Vorgängen antworten kann. Durch die zentralisierte Haltung der Dokumente bleibt keine wichtige Information mehr in einer Schublade versteckt. Rechte auf bestimmte Dokumente können durch Abwesenheitsregeln auf andere Anwender übertragen werden.
Prozessautomatisierung
Viele Dokumenten-Management-Systeme unterstützen Sie bei der Automatisierung Ihrer Prozesse. Sei es das automatische Ablegen von Dokumenten und E-Mails, das Verhindern einer mehrfachen Ablage desselben Dokuments, Genehmigungsprozesse, das Weiterleiten von Dokumenten an den zuständigen Mitarbeiter oder Benachrichtigungen, wenn ein zu bearbeitendes Dokument vorliegt oder sich Fälligkeitsdaten nähern. Die Möglichkeiten Ihre Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen sind immens.
Fehlervermeidung
Durch die Vereinheitlichung der Ablage und den gemeinsamen Zugriff auf dieselben Dokumente werden Fehler minimiert. Die doppelte Ablage von Dokumenten oder verschiedener Versionen dieser wird vermieden und alle Änderungen an einem Dokument werden versioniert und einfach nachvollziehbar protokolliert.
Revisionssicherheit
Die gängigen Dokumenten-Management-Systeme folgen den gesetzlichen Vorschriften zur revisionssicheren Ablage von Dokumenten. Dies hilft Ihnen bei der Einhaltung aller Standards und Normen, beispielsweise um Löschfristen einzuhalten.
Worauf ist bei der Einführung eines DMS zu achten?
Wie bei jeder neuen Software, die Prozesse in Ihrem Unternehmen verändert gibt es natürlich auch bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems Punkte, die berücksichtigt werden müssen:
Aufwand
Je nach Anzahl und Sensibilität der in Ihrem Unternehmen vorliegenden analogen Dokumente benötigt Digitalisierung dieser Zeit und Ressourcen. Wenn hierbei externe Unterstützung genutzt werden soll, ist zusätzlich der Datenschutz ein Thema, das berücksichtigt werden muss.
Change-Management
Wie bei jeder Einführung von neuen Systemen und Prozessen in einem Unternehmen ist es wichtig dabei, nicht diejenigen aus den Augen zu verlieren die am meisten davon betroffen sind: Ihre Mitarbeiter. Um eine Ablehnung des Systems und das Festhalten an alten Prozessen und Arbeitsweisen zu vermeiden, sollten diese schon vor der Einführung eines DMS in den Prozess mit eingebunden und während der Implementierung mit dem System vertraut gemacht werden, damit das System die Unterstützung aller Beteiligten erhält.
Kosten
Generell gehören Dokumenten-Management-Systeme zu den Systemen bei denen Unternehmen einen sehr schnellen Return-on-Invest erfahren. Neue Systeme verursachen aber auch Kosten. Diese sind abhängig vom Umfang der Software, den benötigten Funktionen, der Anzahl der Nutzer und der Art der Implementierung (eigener lokaler Server oder Cloud-Service).
Sicherheit
Egal ob selbst gehostet oder in der Cloud. Wie bei allen digitalen Systemen gibt es auch bei Dokumenten-Management-Systemen keine 100%ige Sicherheit vor Hackerangriffen, auch wenn die Anbieter natürlich darauf bedacht sind die Systeme so sicher wie möglich zu gestalten. Daher ist es wichtig sich bereits im Vorfeld Gedanken über ein entsprechendes Sicherheitskonzept zu machen das Back-Up- und Wiederherstellungsverfahren beinhaltet.
Wir unterstützen Sie gerne dabei Ihre optimale Lösung zu planen und umzusetzen.
Welche Fragen sollte sich ein Unternehmen bei der Auswahl eines DMS stellen?
- Wie viele Mitarbeiter hat mein Unternehmen und wieviele davon kommen als Nutzer des DMS in Frage? Sowohl bei der Einführung als auch perspektivisch in der nächsten Jahren.
Wie einfach ist die Verwaltung der Nutzer und welche Kosten entstehen pro Nutzer? - Wieviele Dokumente müssen pro Jahr gespeichert werden?
Wieviel Speicherplatz benötigt das System? Kann dieser bei Bedarf erweitert werden? - Welche Funktionen muss das DMS unbedingt beinhalten?
Wird nur eine digitale Ablage benötigt, oder auch Dokumentenworkflows? Werden Schnittstellen zu anderen Programmen benötigt? - Auf welcher Plattform soll das DMS laufen?
Auf einem lokalen Server, in der Cloud gehostet oder soll es eine Mischform aus beidem geben? - Welches Budget steht für die Einführung und den Betrieb eines DMS zur Verfügung?